Pendahuluan
Departemen MIS (Managemnt Information System) atau PDE (Pengantar Data Elektonik) merupakan kerja personalia menggunakan computer. Ragam jabatan bergantung pada pengaggung jawab komputerisasi dalm orgnisasi tugas pokok kumputasi dari bagian MIS yaitu:
1. Merealisasikan & mempersiapakan pembangunan system.
2. Melaksanakan opreasional MIS
3. Mempertahankan kerja MIS.
Pembahasan
1.Mempersiapkan dan Merealisasikan
System informasi dioptimalisasikan untuk fefktifitas pembangunan system dalam pengambilan keputusan diperlukan infromasi yang valid dan dapat dipercaya. Hl tersebut dapat terwujud dengan membangun system informasi yang lebih baik.
Karakterisitik dan system informasi adalah seberapa jauh efektivitas yang dapat dihasilkan memalui kinerja sitem informasi. Bebrapa hal yang diperhatikan dalam mempersipakan dalam merealisasikan kinerja sistem informasi antaralain efisiensi, dimana tidak terjadi kerumitan, dapat dijaga pelaksanaanya, penggunaan biaya yang efektif dan efisien, tidak mengundang kegagalan, jika d\ada kegagalan akan timbul peningkatan biaya, penggunaan keangan perusahhan akan terbuang sia-sia., beberapa alternatif pilihan dalam membangun system infomasi, yaitu:
- Dibangun sepenuhnya oleh staf internal organisasi/ prusahaan
- Menyerahkan pembangunan system pada pihak lain atau pihak pengembang
- Membali paket sistem informasi yang siap pakai.
2.Pelaksanaan operasional MIS
Personal yang diperlukan dalam membangun system informasi yaitu system analist (analis system), pemrogram(programmer) merupakan tenga operasional yang melaksanakan system infomas dalam pemrosesan data.
Dibutuhkan peniliain setlah system diterapkan dengan menganlisis menggunakan metod siklus penggunaan system informasi. Apakah sitem infomasi yang digunakan cocok dengan karakteristik perusahhan atau organisasi.
3.Mempertahankan Kerja MIS
Memberikan dukungan kepada manjer agar da[atbmengilah kepeminpinan organisasi dapat dipercaya kepada manajer, hala ynag dilakukan yaitu menyedikan informasi yang akurat efsien, valid, real-time dari staff operasional MIS kepada manajer.
Meningkatkan kegiatan uasah yang bergerak secara dinamis diperlukan untuk dilakukan nmodifikasi pada alur system , perbaikan-perbaikan pada suatu baguan program, namun tidak menghilangkan kesinamungan sitem yang sebelumnya, kebanyakan aplikasi ganti ganti baru, penggantian total pada system yang lama. Variabl yang dipertimbsngksn dalam membuat tabl anlisis yaitu , dimaksudkan untuk :
- Menggambarkan struktur organisasi depatemen MIS
- Jabatan , uraian tugas serta tanggungjawab masing-masing posisi
- Jenjang posisi dan tingkat kepegawaian(grade, level).
- Jumlah personil yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi.
Struktur Organisasi MIS
Struktur organisasi dimaksudkan untuk memudahkan keduukan, rasionalisasi, hubungan kerja, serta tanggungjawab, hasil kerja masing-masing posisi. Fungsi-fungsi dalam menyusun organisasi MIS, yaitu:
- Menyelesaikan tugas-tugas masing-masing posisi.
- Bertanggungjawab atas instalasi dan operasional personil.
- Memelihara instalasi komunikasi data
- Penjelasan penggunaan aplikasi pada pengguna aplikasi user, tutor dulakukan oleh admin.
- Menulis dan mendokumentasi system MIS
- Mengarsipkan dan membantu arus data tersebut
2. Komunikasi Data
3. Keamanan Sistem Informasi
Segala hal yang berkaitan dengan data dari proses input-pocess-output-storage dijaga karena merupakan bakal dari informasi, teramat penting , diharuskan untuk melekukan mndahan-pemindahan agar tidak dapat diakses pihakluar. Tujuan dari pengamanan system informasi yaitu menjamin tidak ada peluang dan sedikt pun yang dimanfaatkan pihak yang tidak berhak mengakses, kecuali melakukan kewenangan/ persetujuan yang diberikan oleh pihak berwenang semisal direktur MIS serta Chief Operating Officer . Prosedur yang dibangun untuk megamnakan system informasi antara lain:
1. Pengumpulan dokumen
2. Persiapan data
3. Perekam data
4. Pembersih data
5. Pelaksanaan proses pengaman data.
6. Distribusi hasil proses
7. pengarsipan
8. Data, informasi,dan instalasi computer
9. Antisipasi keadaan darurat
3.1 Pengamanan Pengumpulan Data
Dokumentasi data adalah dokumen-dokumn, kertas-kertas, buku-buku, tulisan-tulisan. Representasi dari peristiwa mutasi bagian dalam organisasi. Hal-hal merupakan variable untuk tingkat akurasi dan kelengkapan pengumpulan data yaitu:
a. Otoritas sumber data
b. Validasi dokumen
c. Kebenaran dan kelengkapan isi data
3.2 Pengaman pada Persiapan Data
Persipan yang dilakukan diantaranya adalah menghitung adan mencatat jumlah lembar data yang dikirim kebagian computer. Jumlah yang banyak dapat disebut klasifikasi sumberdata, masing-masing kelompok d isebut batch
3.3 Pengaman pada Perekam Data
Perekan data dalah proses menyimpan dan memasukan data kedalam madia penyimpanan. Berbagai macam bentuk peyimpanan data, seiring dengan perkembangan teknologi media penyimpanan semkin fekstif dari sisi bentuk dana operasional pengaksesan data. Macam-macam peyimpatan data (media storage). Orang yang bertnaggunag jawab pada prasional peyimpanan data disebut dengan data entry opearator.
Pengendalain intern pada tahap perekaman data adlah bertujuan untuk mempersipakan data-data sebaik-baiknya untuk meminimalakn kemungkinan terjadi kesalahan. Jika trjadi kesalahan dapat dilakukan proses re-runprocessing , termasuk built-in untuk proses verifikasi data tergantung spesifikasi program yang dipantau system analist.
3.4 Pengaman pada Pemrosesan Data
Tahap pembersihan data yaitu dimana dilakukan upaya untuk menangkap data-data yang salah. Pada perekam data offline atau batch processing pengendalian intern pada proses pada pembersihan data untuk mencegah kemungkinan diantaranya:
a. Ketidak sesuian dengan batch header
b. Terjadi data kembar, direkam lebih dari 1x, atau redudansi data
c. Data-data poko yang tidak valid
d. Ketidak logisan data 1 dengan data yang lainnya.
e. dsb
3.5 Pengamanan Pelaksannan Proses Pengolahan Data
Persetujuan pengamanan pada pelaksanaan proses penolahan data di;lakukan apabila telah mendapat persetujuan dari bagian pengauran jadwal dmana tidak ada konfirmasi user sebagai sumber data, penembahan kelengkapan, perbaikan, dsb. Penolahan data secara real-time saat proses updating dilaksanakan dimaksudkan dengan meminimalkan kesalahan. Tindakan yang dilakukan untuk melkasakan controlling pada pihak intrn organisasi, yaitu:
1. Dijalankan apabila mendapat persetujuan scheduler
2. Dilaksanakan sesuai jadwal
3. Pencatatan validitas pelaksannan proses
4. Idenditas pada media offline
5. Pencatatan proses pada log book
6. Kerjasama dengan scheduler jika ada proses re-run
Kesimpulan
Perlunya pengawasan serta p[engembangan sangat diperlukan dalam organisasi, karena perkembangan zaman trutaman IPTEK akan terus berkembang, bersifat dinamis, jadi jika organisasi pada era modern harus tetap melakukan proses manjerial yang dinamis fleksibel mengikutio p[erkembangan zaman untuk tetap bertahan dan terus berkembang diera persaingan global.
Saran
untuk organisasi yang sistem hierrari kewengangan atai pendelagasian memang membutuhkan insytruksi yang cukup panjang mungkinkan membutuhkan tanaga serta biaya yang cukup panjang utnuk menbdelegaikan penugasan dari manajemn puncak memberikan wewenang u ntuk mbawahan jadi sangant duperlukan inisiatif dari manajemen puncak untuk penugasan pada bawahan apa bila ada instruksi dadakan,intinya adalah manajemn puncak yang sipa memberikan serta mau memantau sendiri bawahannya, atauorang-orang yang bekerja langsung dilapangan.
Daftar Pustaka
Purnomo, Edi. Kebijakan dan Prosedur Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen. Andioffset.Jogjakarta.2006
0 komentar:
Posting Komentar