Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organization System (IOS) a (IOS)

Pendahuluan

Startegi terbaik dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Information Organization System (IOS) dikenal dengan istilah sistem antar organisasi atau istilah yang lain adalah pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Kedua isitlah tersebut sering digunakan secara bergantian. Pertukaran data elektronik merupakan suatu cara untuk mencapai sistem antar organisasi. Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis.

Pembahasan

Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchange – EDI)
Electronic Data Interchange (EDI) adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI. Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Komponen dasar pada EDI ialah Hub(pihak yang memberikan perintah), Spoke (pihak yang menerima perintah), Computer (sebagai electronic hardware) dan Electronic software.

Tiga tingkat penggunaan EDI :
1)Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2)Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.
3)Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokument kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

Cara Kerja EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:
1.Pesan Standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.

2.Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

3.Komunikasi

Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.

Kelemahan EDI
Implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.
Keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.
•Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.
•Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.
•Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.
•Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.
•Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.

Information Organization System (IOS)
Information Organization System (IOS) atau seringkali disebut sebagai sistem informasi antar organisasi merupakan suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerja sama untuk tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang. Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu.
Manfaat secara langsung IOS :
1.Efisiensi Komparatif, Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa lebih murah dari pesaing.
•Efisiensi Internal, perbaikan-perbaikan operasi dalam perusahaan
•Efisiensi anatar organisasi, perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain.
2.Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyediakan perselisihan dengan pemasok dan pelanggan yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari tiga metode dasar:
• Keistimewaan produk yang unik, pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang cepat.
•Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengindentifikasi prooduk alternatif dengan mendapatkan harga yang terendah.
•Peningkatan biaya peralihan, perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya pemeliharaan menjadi mahal.
Suatu elemen kunci dalam IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya. Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut – sambungan langsung (direct connectivity), jaringan bernilai tambah (value added network), dan internet. Jaringan bernilai tambah (VAN) adalah fasilitas komunikasi yang disediakan oleh pemasok yang tidak hanya menyediakan sirkuit tetapi juga melaksanakan pelayanan penting. Sementara VAN merupakan teknologi pilihan beberapa tahun lalu, banyak perhatian saat ini difokuskan pada internet.

Hubungan EDI dan IOS
Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitannya antara perusahaan dengan pelanggan (customer side) Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur. EDI memungkinkan terjadinya pengisian kembali persediaan oleh penjual dan transfer dana secara elektronik sedangkan IOS memungkinkan suplier dapat memprakarsai proses perlengkapan dengan memotifator secara elektronik tingkatan inventarisasiperusahaan.

Penutup

Kesimpulan

EDI ( Electronic Data Interchange ) ini merupakan salah satu perkembangan teknologi yang berkaitan denga Sistem Informasi Manajemen. Salah satu aplikasi penggunaan EDI dalam membantu sistem infrormasi seperti yang dilakukan oleh pemerintah, yaitu untuk memperlancar arus barang di pelabuhan. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized”. IOS terdiri dari para mitra dagang. Mitra pemimpin adalah sponsor, yang lain adalah peserta. Perusahaan ikut serta dalam IOS karena dua alasan yaitu memperoleh manfaat dari efisiensi komparatif (yang berbentuk internal maupun antar organisasi) serta meningkatkan kekuatan tawar menawar mereka yang berasal dari tampilan produk yang unik, pengurangan biaya pencarian dan peningkatan biaya peralihan. Satu cara untuk mencapai IOS adalah melalui pertukaran data elektronik (EDI), yang terdiri dari tiga tingkat penggunaan yaitu meliputi arus data terbatas, arus data yang lebih lengkap, dan arus data lengkap maupun aplikasi yang dirancang ulang.

Saran

Suatu perusahaan atau suatu organisasi tertentu harus mengembangkan EDI dan IOS, karena Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.

Referensi

http://blog.unila.ac.id/nurul170389/2009/03/14/elektronik-data-interchange/
http://widyo.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/.../Modul_ke_3_sim_PTIK.doc
http://sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/18257/Modul+2+SIM.doc
http://aminahhumairoh.wordpress.com/2010/01/
http://nandhanarendra.blogspot.com/
http://books.google.co.id/books?id=2aXEg7DtCS0C&pg=PA66&dq=tentang+EDI+dan+IOS&hl=id&ei=FLbBTMvaFsfXce2ckMwN&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=2&ved=0CDEQ6AEwAQ#v=onepage&q&f=false
http://cophetoes.blogspot.com/2010/10/electronic-data-interchange.html
http://www.scribd.com/doc/25397858/perkembangan-Internet-IOS-EDI
http://ebisnis.wordpress.com/materi/e-operasional-resource-management/
http://hadywibowo.wordpress.com/e-commerce/
http://greeaone.wordpress.com/2010/10/23/electronic-data-interchange-information-organization-system/
http://www.scribd.com/doc/25397858/perkembangan-Internet-IOS-EDI